電帳法への対応
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法（電帳法）は、税務上の帳簿書類を電子データで保存することを認める法律で、1998年に施行されました。当初は厳格な要件が課されており実務的にはほとんど普及しませんでしたが、2022年1月と2024年1月の大改正で要件が大幅に緩和され、現在は実質的に「すべての事業者が対応すべき」段階に入っています。電帳法の3区分は、①電子帳簿等保存（自社で作成した帳簿のデータ保存、任意）、②スキャナ保存（紙の領収書等をスキャンして保存、任意）、③電子取引保存（メール添付PDFやECサイト発行領収書、義務）、の3つです。
電子取引データの保存義務
2022年1月の改正で最大の変更点は、電子取引データの電子保存が義務化されたことです。具体的には、メールに添付された請求書PDF、ECサイト（Amazon・楽天）の電子領収書、PayPal・Stripeの取引明細、クラウド請求書システム（マネーフォワード請求書、Misoca）で発行されたデータ、すべてが対象。これらを紙にプリントアウトして保管することは2024年1月以降は認められず、原則として電子のまま保存する必要があります。違反すると、青色申告の取消、推計課税、税務調査時の不利益など、深刻なリスクがあります。
電子データ保存の3要件
電子取引データを正規の方法で保存するための要件は、①真実性の確保（タイムスタンプの付与、または訂正削除履歴を残せるシステムの利用、または事務処理規程の整備）、②可視性の確保（ディスプレイで速やかに表示できる、検索機能で日付・金額・取引先で検索可能）、③保存場所の指定（事業者の事務所等、適切な場所）、です。中小事業者・個人事業主は「事務処理規程」を策定して保存することで対応可能（タイムスタンプ不要）で、国税庁HPに無料サンプルが公開されています。
実務的な対応方法
電帳法対応の実務的な手順は、①電子取引データを受領したら、社内ルールで定めたフォルダ（年・月・取引先別）に保存、②ファイル名に「日付_取引先名_金額」を含めて検索可能にする、③国税庁の事務処理規程サンプルを参考に自社用に修正、④7年間（青色申告は10年が望ましい）保管、⑤会計ソフト（freee、マネーフォワード等）の電子帳簿保存対応プランを使う、の5ステップです。会計ソフトを使えば①〜④はほぼ自動化されます。月数千円の追加コストで、税務リスクを回避できる、コストパフォーマンスの極めて高い対応策です。
— Belle Work 編集長 / 橘 美咲
